La forma de trabajar está cambiando. Con Microsoft 365 y Teams, ahora podemos hacerlo desde cualquier lugar y colaborar de nuevas maneras.
Hace tiempo que Office dio paso a Microsoft 365. Esta evolución ofrece a las empresas muchas más posibilidades para acceder a aplicaciones que agilizan su forma de trabajar, facilitan el intercambio de información y permiten mantener a los trabajadores de las empresas conectados.
Cuando pensamos en programas ofimáticos, cuesta mucho imaginarse un marco corporativo sin Microsoft Office. Un software que ha definido un estándar de trabajo y cuya innovación ha servido de palanca para mejorar la productividad en la oficina desde hace más de tres décadas.
En esta entrada del blog, hablaremos de cómo estas herramientas pueden ayudarte a evolucionar tu entorno de trabajo. Permanece atento/a a los cambios más emocionantes que se avecinan.
Todo converge hacia la nube
Actualmente, la innovación nos ha llevado a los entornos de trabajo cloud, desligando a las empresas de las configuraciones on-premises y mono-puesto. Es aquí, en este entorno, donde Microsoft 365 brilla con luz propia, ofreciendo no sólo el paquete ofimático que ya conocemos, sino también un rico ecosistema de herramientas inteligentes que permiten a las organizaciones ser más productivas y eficientes, basándose en la colaboración.
En dicho ecosistema, una de las aplicaciones más solicitadas y consolidadas dentro del mercado -gracias al teletrabajo y a los modelos híbridos actuales-, es Microsoft Teams. Esta plataforma potente y extensible, permite desplegar un servicio de centralita virtual, disponer de un canal de chat y de videollamadas para entornos de colaboración, facilitar la conexión desde cualquier dispositivo, habilitar el desarrollo y customización de aplicaciones y brindar un soporte de almacenamiento compartido para sus usuarios.
Microsoft Teams es recomendable para empresas que tengan múltiples oficinas, compañías que tengan contratados servicios con más de un operador, organizaciones con empleados en movilidad, negocios que necesiten sistemas que les permitan recuperarse rápido ante desastres, como que hemos hablado al principio de este post y corporaciones que busquen una solución de comunicaciones unificadas, o simplemente quieran modernizar sus tecnologías.
¿En qué licencias encontramos Microsoft Teams? Actualmente, este servicio está disponible en las modalidades M365 Business Basic, M365 Business Standard, Office 365 E1, Office 365 E3, Office 365 E5, M365 Business Premium, M365 E3, M365 E5 y, como novedad, también también puede adquirirse como licencia suelta.
Dentro de esta solución, como entorno colaborativo de trabajo, tenemos un amplio abanico de posibilidades. En este post vamos a centrarnos en recalcar tres escenarios. Microsoft Teams Voice como servicio de centralita virtual, Microsoft Teams repositorio de carpetas y Power BI sobre Teams, como servicio de reportes.
Escenario I. Teams Voice como servicio de centralita virtual
En el primer caso, Teams Voice permite a las empresas convertir este servicio en un sistema de telefonía VoIP RTC potente y flexible. La solución sustituye al proveedor de servicio tradicional y al sistema de teléfono interno, que pueden resultar difíciles y costosos de administrar.
Microsoft 365 Business Voice con Teams (Fuente:Microsoft).
Para activar esto, es necesario lo siguiente:
- Una licencia de Microsoft Phone System (antes conocido como Cloud PBX). Esto proporciona control de llamadas y funcionalidades de centralita en la nube a través de Microsoft Teams.
- Conexión hacia y desde el sistema telefónico de Microsoft a la red telefónica pública conmutada (PSTN). Esto hay dos formas de conseguirlo:
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- Direct Routing, una opción que permite conectar el Teams con Phone System del cliente a casi cualquier troncal de telefonía, o interconectarse con equipos RTC (Red Telefónica Conmutada) de terceros.Entre medias de los dos, encontramos un módulo certificado por Microsoft, que se denomina SBC.Para nosotros es la opción más interesante y las más adoptada entre los clientes que optan por Teams como centralita cloud. ¿Por qué? Principalmente, porque no es necesario cambiar de operador de telefonía, lo que facilita el mantenimiento de las tarifas contratadas de pago por minuto, que seguramente serán más competitivas que los paquetes cerrados que veremos a continuación.Además, Direct Routing permite la interoperabilidad con otras tecnologías de telefonía, como PBX tradicionales, líneas RDSI, dispositivos FSX, etc.
- Microsoft Calling Plans, una alternativa que proporciona una forma rápida y sencilla de implementar llamadas en Microsoft Teams sin equipamiento on-premises, pudiendo obtener y asignar números de teléfono a los usuarios en cuestión de minutos, directamente desde el Centro de administración de Teams.
Por último, al suministrarse como solución cloud, puede accederse a ella con independencia de la ubicación y del dispositivo empleado, lo que de nuevo simplifica el trabajo colaborativo.
Escenario II. Teams como repositorio de carpetas compartidas
Microsoft Teams ofrece la posibilidad de generar un entorno de colaboración y almacenamiento común, tanto con compañeros de la organización, como con usuarios externos.
Para eso se apoya sobre OneDrive, a la hora de almacenar ficheros compartidos en chats privados y, sobre SharePoint, para los pertenecientes a los canales de los equipos de trabajo. Todos ellos son fácilmente accesibles desde sus pestañas correspondientes de Teams.
Además, gracias a las variadas configuraciones de seguridad de Sharepoint, las combinaciones a la hora de compartir información de manera controlada son inmensas. Esto garantiza que todo el equipo tenga acceso a los archivos relevantes, manteniéndose ocultos al resto.
Canales privados en Teams (Fuente: Microsoft).
Escenario III. Power BI sobre Teams, como servicio de reportes
Perteneciente al conjunto de aplicaciones destinadas al análisis empresarial de Microsoft 365, Power BI es ampliamente utilizada para el diseño y desarrollo de cuadros de mando.
Esta herramienta de inteligencia de negocio, tiene la capacidad de transformar múltiples orígenes de datos en información coherente, interactiva, visualmente atractiva fácil de utilizar. La información es organizada y presentada en informes y paneles personalizados y, además, dispone de visualizaciones adaptadas a web y a dispositivos móviles.
En el caso concreto de su integración con Microsoft Teams, ofrece un completo cuadro de mando, por ejemplo, sobre el servicio de centralita virtual. En él se incluye información sobre el tiempo que se usa este servicio de voz por equipo, por usuario, el tiempo empleado en las llamadas, el número de comunicaciones desatendidas, etc.
Power BI sobre Teams, como servicio de reportes (Fuente: Microsoft).
¿Hacia dónde vamos?
Microsoft 365 nos ha demostrado que es posible disponer una avanzada plataforma de trabajo y colaboración en la nube, sin que la productividad se vea afectada negativamente, es más, en la mayoría de los casos ocurre todo lo contrario.
El siguiente paso natural sería llevarnos todo el entorno al formato cloud, es decir, adquirir el PC completo en modo pago por uso. Microsoft nos ofrece capacidad de proceso, combinando Windows con Microsoft 365 en escritorios virtuales albergados completamente en la nube.
Este tipo de soluciones aportan importantes ahorros de costes en infraestructuras, rápidos despliegues operativos, gestión simplificada y una seguridad, fiabilidad y flexibilidad mejoradas.
Súbete al tren de los servicios inteligentes de Microsoft
El lugar de trabajo digital está evolucionando y, con él, la forma de llevarlo a cabo. Microsoft 365 y Teams proporcionan las herramientas necesarias para crear un entorno más eficiente y colaborativo.
Si buscas formas de mejorar la productividad de tu equipo o quieres dar el salto a la nube, ponte en contacto con nosotros hoy mismo. Podemos ayudarte a empezar a utilizar Microsoft 365 y Teams para que puedas comprobar las ventajas de primera mano.
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