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Office 365 – Uso de buzones compartidos en dispositivos móviles

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    Office 365 - Uso de buzones compartidos en dispositivos móviles
    Por Juan José Muñoz | Infraestructura, Seguridad y Cloud, Productos para la Empresa Digital, Tendencias | 3 comentarios | 7 enero, 2014 | 5
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    Los buzones compartidos o shared mailboxes, son un tipo de buzón disponible en Exchange Server, cuya finalidad es ser recibir y almacenar correos que deben ser ser accedidos y compartidos por usuarios de otros buzones.

    En Office 365 los buzones compartidos son gratuitos hasta 5 GBytes de tamaño (no requieren asociar una licencia de pago de Buzón Exchange), y por lo general se configuran dando sobre ellos permisos totales y permisos de enviar correo usando su dirección e-mail a una serie de usuarios o a unos grupos de seguridad que incluirán como miembros a los usuarios que deben acceder al buzón.

    El uso de los buzones compartidos requería hasta hace poco el añadirlos manualmente al perfil de nuestro Oultook, o de nuestro Outlook Web App. Pero desde que Office 365 se actualizó a Exchange Server 2013, dichos buzones compartidos se añaden automáticamente a nuestro perfil a menos que se indique lo contrario.

    Pero…, ¿Que pasa con el correo en nuestros dispositivos móviles? ¿Donde y como aparecen los buzones compartidos?

    Indagando en los foros de Office 365 encontré la receta a seguir para añadir un buzón compartido en dispositivos iOS, y la misma configuración es aplicable a Android.

    Configuración

    En líneas generales consiste en configurar una segunda cuenta de correo de tipo IMAP.

    Los configuración a utilizar para la cuenta IMAP, partiendo de los datos del buzón compartido y del usuario que tiene permisos para usarlo, es la siguiente:

    Servidor IMAP

    Login: usuario@dominio.xx/compartido@dominio.xx
    Pass: «la clave de usuario@dominio.xx»
    Servidor imap: Outlook.office365.com
    Puerto: 993
    Cifrado: SSL/TLS

    Correo saliente SMTP

    Usuario: usuario@dominio.xx (el usuario tiene permisos para «enviar como»)
    Pass: «laclave de usuario@dominio.xx»
    Servidor: smtp.office365.com
    Puerto: 587
    Cifrado: STARTTLS

    Para ver una prueba real, a continuación se muestran la configuración sobre un Android Jelly Beans 4.3.

    En primer lugar, desde la pantalla de ajustes de configuración de Android, localizamos y seleccionamos la configuración de «cuenta de trabajo», y a continuación seleccionamos «ajuste de la cuenta».

    Configuración de cuentas

    Una vez en la pantalla de opciones de configuración de correo, elegimos añadir una nueva cuenta.

    Añadir cuenta de correo

    Rellenamos el campo de dirección de correo y seleccionamos configuración manual de la cuenta de correo.

    Configuración manual de la cuenta de correo

    Elegimos cuenta de correo de tipo IMAP.

    Elegir cuenta de tipo IMAP

    En la configuración de correo entrante, rellenamos con la composición de nombre de login con privilegios y el buzón compartido a abrir (usuario@dominio.xx/compartido@dominio.xx). El servidor IMAP es outlook.office365.com y el tipo de seguridad SSL/TLS.

    Servidor de correo entrante

    Para configurar el correo saliente, basta con configurar de forma estandar el envío smtp para Office 365, ya que el usuario que va abrir el buzón compartido tiene asignados también permisos para enviar correo con la dirección de remitente de dicho buzón.

    El servidor es smtp.office365.com, la seguridad tiene que ser STARTTLS y el puerto 587.

    Servidor de correo saliente

    A continuación elegimos parámetros generales relativos a la frecuencia de acceso, si se usa como cuenta predeterminada y si se sincronizan los ficheros adjuntos.

    Opciones del buzón

    Para terminar, en la configuración indicaremos el nombre con el queremos que aparezca el buzón en la aplicación de correo, que puede ser el nombre del buzón compartido o su dirección de correo, y el nombre con que aparecerá identificado cuando se envían los correos, que por coherencia debe coincidir con el nombre completo asociado al buzón compartido.

    Dar nombre a la cuenta de correo

    La configuración ya estaría terminada, ahora sólo quedaría comprobar que funciona correctamente, desplegando las cuentas de correo disponibles y seleccionando la correspondiente al buzón compartido (o eligiendo la vista combinada de los buzones).

    Selección de buzón

    En unos instantes deben comenzar a aparecer los mensajes en la bandeja de entrada de la cuenta recien configurada.

    Si se demora mucho la carga de los mensajes, conviene revisar el parámetro usuario@dominio.xx/compartido@dominio.xx, ya que a veces aunque se haya introducido incorrectamente, la aplicación de correo no da error sino que se queda atascada intentando acceder.

    Android, Círculo de Empresarios, Microsoft Exchange, Microsoft Office 365

    Juan José Muñoz

    Project Manager de EXEVI, Ingeniero Superior en Informática, miembro del Colegio de Ingenieros Informáticos de la comunidad de Madrid y Postgrado Desarrollo Directivo Instituto Empresa.

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    3 comentarios

    • Aplicaciones Internas Responder 25 noviembre, 2015 at 12:08 am

      No se desde hace cuanto esta esta informacion, pero actualmente ya no permite abrir buzones compartidos y mcirosoft ni sabe que fue lo que hizo en cuanto al soporte , no tienen ni idea porque.

      • Juan Jose Muñoz Martinez Responder 23 diciembre, 2015 at 2:56 pm

        Hola, este articulo es de Diciembre de 2013.

        A un par de clientes con los que mantengo contacto les funciona sin problema y a nosotros también nos funciona sin problema a día de hoy.

        He probado a configurarlo de nuevo para salir de dudas en un Samsung Galaxy G4 y el único inconveniente que encontré es que tuve que seleccionar de forma distinta las opciones de SSL/STARTTLS con los servidores SMTP/IMAP, y en algún caso configurando otros clientes SMTP/IMAP he encontrado que para SMTP si no negocia bien el TLS o STARTTLS con el puerto que sugiere Microsoft basta con elegir el puerto alternativo de SMTP que también aceptan los servidores de Microsoft.

    • Daniel V Ibañez Responder 29 julio, 2016 at 1:09 pm

      Después de probar el articulo y no tener resultados, seguí buscando ya que la configuración en este articulo debería funcionar lo que me funciono fue lo siguiente:
      1.-Se configura la cuenta tal cual este articulo pero con una diferencia en el usuario IMAP
      2.-En el usuario IMAP ponemos la cuenta principal luego una barra invertida () y a continuación el alias del buzón compartido quedando de este formato «prueba1@prueba.comalias» en mi caso como desconocía el alias simplemente puse el nombre del segundo buzón sin los datos después del arroba.
      Espero que alguien le sirva

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